今日もお疲れ様です。前回のブログでお伝えした２：８の法則の仕事術ですが、内容は理解できたけどそれを実践するのが難しい、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。早く取り掛かった方がいいのはわかってはいるけどなかなか手がつけられない、いつの間にか気づいたら期限が迫っている、ということもあると思います。早く仕事をした方がいいという理屈はわかったから、どうやって実践すればいいか教えてくれ、と言う方に向けて今回はお伝えします。私も20年も理学療法士として仕事をしていると、学会発表や院内の勉強会、外部講師など様々な依頼があります。まだ経験が浅かった頃は、その都度締切に追われ、疲弊し、本番もうまくいかないことばかりでした。今は知識や経験が増えたのはもちろんですが、おそらく他の人がやっていないプロセスで準備をしているので、かなり余裕を持って本番を迎えています。今回私が試した様々なツールの中で、２：８の法則で仕事を終わらせられるお勧めな２つのツールをお伝えし、ぜひ使ってみてください。必ずお役に立てるものだと確信しています。
お勧めツールその１ マインドマイスター
「2割の期間で８割の仕事を終わらせなさい」
「無理です。そんな早く仕事終わるわけありません。」
と即答したあなたでもサクサクっとプレゼンを完成させることのできるツールをご紹介します。それは
ご存知の方もいらっしゃると思いますが、書籍『お金の大学』の著者でもあり、リベシティ運営やYOU TUBEでの情報発信をされている、リベラルアーツ大学の両学長が以前からYOUTUBEでマインドマイスターを活用されており、私はそこで初めて知りました。ちなみに私は３０代半ばくらいでYOU TUBEでたまたま流れてきた両学長のコンテンツに出会いました。ご存知の方も多いと思いますが、学長のYOUTUBEの内容はお金や金融、経済に関するコンテンツが多く、その頃、子供もでき、家も買い、お金に関するイベントが怒涛のように舞い込んでくる私にとっては人生を大きく変えてくれたと言っても過言ではないほどの内容でした。もし両学長のYOU TUBEに出会わなければお金に関しては知らないことばかりでゾッとするほど損した人生を送っていたのではないかと思うほどです。当時はこのマインドマイスターを使った講義的な内容になっていて、とても理路整然で非常にわかりやすかったのを覚えています（今はアニメが多用されて、とてもわかりやすく、楽しい内容になっています）。もし興味がありましたら、こちらの動画も一度ご覧になってみてはどうでしょうか。
話をマインドマイスターに戻します。中身はこのようなものです。
マインドマイスターを使ってとにかく頭の中のものを出しきれ！
前回お伝えした２：８の法則ですが、もし期限が３０日とすると、その２割の６日でプレゼンをほぼ完成させろ、とお伝えしました。私がプレゼン（症例発表、研究発表なども含む）で最初に取り掛かるべきものは【骨格】だと思っています。
プレゼンが決まるとみなさんはなんとなくパワーポイントを開き始めませんか？かつての私がそうでした。真っ白な１ページ目から何を書いていいかわからないけど、とりあえずわかっていることや伝えたいことからスライドを作ってみよう。このような経験をした人も多いのではないでしょうか。
しかしこれは最もやってはいけないことです。なぜなら、パワーポイントはあくまで補足資料です。しゃべりたい内容をより分かりやすくするためだけのツールです。主役は誰かというと、聴者と話者です。話す人と聞く人の頭の中の相互作用が最も大切なのです。その相互作用がうまく働くためには、話者の考えや気持ちを聴者にどう伝えるかが最も重要であり、それをまず視覚化していくことが一番最初に行うべき作業です。
頭の中を視覚化することに特化した最強のツール、それがマインドマイスターです。
マインドマップという真っ白な画面の中にある、青い枠（トピック）と線のみのシンプルな構造。はじめにこのトピックにじゃんじゃん自分の考えを打ち込んでいきましょう。順番は後で入れ替えたり、消したりでき、整理も簡単です。大項目と小項目が簡単に分けられて、つながりや関係性など、系統立ててまとめやすいのが特徴です。
書いていくと上の写真のような感じになっていきます。自分の頭の中のものを出すだけなので、２日もあれば自分の考えは出し切れると思います。徐々に自分の頭の中にあるものがP C上に書き出されていきます。全て出し終わったらその全体像をぼーっと眺めてみましょう。お風呂に入ったり翌朝に持ち越すなど、少し時間が経ってから再確認することをお勧めします。するとよく理解していないかも、もっと掘り下げたほうがいいのでは、なんか本流とズレている感じがする、などと思える箇所がたくさん出てきます。そこについては再度調べ直したり誰かに助言をもらったり削除したりしながら推敲します。徐々にプレゼンの骨格が組み上がってきます。
推敲が終わり自分なりにこれで行こうと思えたらプレゼンの8割は完成したようなものです。次にパワーポイントなどのツールに移ります。出来上がった骨格を頼りに、より時間をかけて伝えたい箇所に図や表や写真をふんだんに使ったパワーポイントのスライドを楽しみながら作っていきましょう。
２，マインドマイスターのメリットとデメリット
メリットは
- 頭の中を視覚化できる
- 内容を入れ替えたり、順番を変えることも簡単
- ネット環境があればどこでも作業可能
- いくつでもマインドマップを作ることができる（有料）
デメリットは
- 有料である（月額800円）
ちなみにマインドマイスターは無料プランもあるのでそちらから利用してみてもいいと思います。無料プランでもマインドマップは３つまで作成可能です。印刷や復元ができないなどの制約はありますが、まずやってみて感覚を確かめるのには無料プランで十分だと思います。やってみてメリットを感じられるのであれば有料にアップグレードするのがお勧めです。
お勧めツールその２ 陰山手帳
私はリハビリ専門の病院で中間管理職として勤めています。病院に限りませんが、中間管理職というのは、とーーーーーても忙しいのです。出勤から退勤まで様々なことが舞い込んできて対応に追われてしまいます。管理職なりたてで多忙を極めていた私は、どうにか効率的に仕事を終わらせられないかと悩み、様々な手帳に手を出しては試してみたことがあります。Googleカレンダーなどのデバイスを用いたときもあります。そして5年くらいかけて様々な商品を試した挙句、最適解に辿り着いたもの、それが【陰山手帳】です。
プレゼン当日から逆算して予定を組んでしまおう
陰山手帳は、陰山英男さんという日本の教育者で、立命館小学校副校長、立命館大学教育開発推進機構教授、安倍内閣の諮問機関「教育再生会議」委員を歴任されるという非常に高名な教育者です。その方が手がけた手帳になります。
陰山手帳は開いて左側がスケジュール、右側がフリースペースになっています。個人的にはこの作りが作業効率化にとって最高のフォーマットになっていると思っています。この作りは意外とありそうでないのです。
人はなんだかんだ決まってことに対しては行動しやすい生き物です。ですので、２：８の法則から計算した2割の締切日を記入、その後内容を誰かに見てもらう日を記入、プレゼンの練習日などを記入してしまいましょう。そうすると、それに沿って行動しないときまりが悪くなってきます。これが大切で、人間は基本的には怠け者ですから、前もって準備できないのは当たり前です。結構真面目な方だと自負している私が何度も失敗してきたので、共感する人も多いのではないでしょうか。ですから怠けにくくなるように、あらかじめ行動しやすい方へ自分を導くように予定を書いてしまいます。
個人的には予定はできるだけ細かいことも書き出しておくといいと思います。「〇〇について参考書を読んで知識を増やす」や「〇〇について誰々さんに質問して修正する」など、できるだけ自分が楽に行動しやすいように書き込むことをお勧めします。そうすることでできるだけその日の感情や状況に振り回されずに行動を済ませることができ、タスクの停滞を防ぐことができます。例えば、その日のタスクを頭の中だけで予定してしまうと、仕事や家庭で嫌なことがあった場合、「今日は嫌な気分だしもういいや、明日やろう」って気持ちになりませんか？私は結構感情に振り回されやすいほうで、結果的に締切に追われてしまうことも多々あります。しかし手帳に書いてあることで、毎回ではないにしろ「これだけはやってしまおう」という気持ちになりやすいのも事実です。また文字で書いてしまった方が、なぜかそのタスクが簡単に思えてします。「〇〇について〇〇さん（上司）に質問する」とイメージだけすると少しストレスが生じる人も多いと思いますが、手帳に文字で書いてみると意外と大したことないな、と思えることも多いのです。
また、煮詰まっていた課題の答えがふと思いついたり、新しいアイデアが閃くことも多々ありますので、その瞬間右側のフリースペースに書くことができます。人の脳は案外要領が悪くて、頭の中で全てを把握したり、２つ以上のことを同時に処理することが苦手だと思っています。だからこそ予定を書いて、あまり考えなくても行動できるようにしておくことで、新たなひらめきやアイデアが生まれやすい脳の状態になるのではないかと思っています。どんどん頭の中を手帳に落とし込んでいき、頭の中は空に、しかしアイデアは可視化できる状態にしていくことができます。これが他の手帳と一線を画し、私がお勧めする一つの理由です。理由は分かりませんが、予定とフリースペースが同じページにあってそれを客観的に可視化できるということが驚くほどメンタルが安定します。
私はこの２つのツールを様々なシチュエーションで活用しています。仕事だけでなく、プライベートなこと、例えば旅行の計画や人生でやりたいことリストなど、なんにでも使えて役立ちます。もし時間がない、いつもバタバタしてタスクが終わらないと悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。人生行動あるのみ！ではまた次回。
